ペーパーレス実現のため現場の人が使いやすい仕組みが必要だった
－Unifinity導入のきっかけとなった課題について教えてください。
業務改善やDXを進めていこうという方針は以前からあり、社内ではペーパーレス化を含めた検討が進められていました。その中でも特に課題として認識されていたのが、車両管理をはじめとした現場業務です。
当時、運行前の車両点検は車載の記録紙に手書きで記入し、月に一度まとめて提出する運用でした。
安全運転管理者がそれを確認し、紙のまま保管する形だったため、業務量が増えるにつれて管理の負担も大きくなっていました。
－当時の対応方法について、どのような不満や問題がありましたか？
紙での運用が前提だったため、記録の確認や検索に時間がかかっていました。監査対応の際には、必要な書類を探し出すだけでも手間がかかり、管理部門の負担が増えていました。
また、現場では作業後に記録をまとめて記入・提出する必要があり、日々の業務負担がなかなか減らない状況でした。
費用面というよりも、紙で管理すること自体が非効率で、改善の余地が大きいと感じていました。
－課題に対処するために、どのような取り組みや検討を行っていましたか？
社内では業務改善プロジェクトとして検討を進め、現場の意見を聞きながら改善策を模索していました。また、経営層からもDXを進める方針が示されており、全社的に業務を見直す流れがありました。
一方で、ExcelなどPCを使った管理も試みましたが、現場での入力負荷や運用面の問題から定着せず、結局紙での運用が継続してしまっている状態でした。そうした経緯から、ペーパーレスの実現には単に紙をやめるだけでなく、現場の人が使いやすい仕組みで代替しなくてはならないと感じていました。
kintoneだけではカバーしきれない現場業務をUnifinityで補完
－当初、どのように解決策を探しましたか？
解決策を探す中で、kintoneの存在はCMなどを通じて以前から知っていました。ノーコードでアプリを作成でき、ライセンス体系も分かりやすく、業務改善に幅広く活用できそうだと感じていました。
やりたい業務は多岐にわたっていたため、ノーコードのような汎用性の高いツールを使えば対応できるのではないかと考えていました。
－Unifinityを検討しようと思ったタイミングはいつですか？
現場での使いやすさを考慮するとスマートフォンでの操作性や運用面が重要になると感じていたため、kintoneにはその面で課題を感じる部分もありました。スマートフォンで使える連携製品などを調べる中で、以前にリサーチしていたUnifinityを思い出しました。
AndroidとiPhoneの両方に対応している点や、現場業務を前提に設計できる点は、当社の利用環境に合っていると感じました。kintoneだけではカバーしきれない現場業務を補完できる点が、Unifinityを検討した大きな理由です。
－導入にあたって、不安や苦労した点はありましたか？
過去に基幹システムの開発経験はありましたが、ブランクが15年ほどあり、開発や設計に対する不安はありました。特に、ログイン方法や拠点選択といった共通部分をどのように標準化するかは悩んだ点です。
一方で、ユニフィニティー社による手厚いサポートの存在が導入を後押ししました。メールでの質疑応答に加えてWeb会議形式でのフォロー、サンプルコードの提供など、全方位的なサポートを受けられることが魅力でした。
業務ごとに広がり、現場に定着したアプリ活用
－現在、どのようなアプリを利用していますか？
現在は約600名が、15種類の業務アプリを利用しています。運行日報を中心に、車両運行前点検、給油量や走行距離の記録、酒気帯び点呼、休日・時間外車両許可、事故発生時の対応マニュアル、医薬品の管理記録簿、災害備品管理など、現場業務に直結するアプリを運用しています。
業務単位でアプリを分けているため、「やるべきことが分かりやすい」「迷わず使える」といった声が現場から上がっています。
－導入による効果は、どのように感じていますか？
時短や効率化については厳密な計測は行っていませんが、体感としては1日あたり約30分程度の作業削減につながっていると感じています。年間換算では約125時間／人となり、利用人数が600名規模であることを考えると、全体としての効果は非常に大きいと考えています。
また、これはペーパーレス化を進めるなかでわかったことですが、リスク管理部門による内部監査業務が大きく簡略化されました。以前は、膨大な量の書類を確認しながら不明な点を担当者に確認するなどしていましたが、現在はkintoneを見れば必要な情報がすぐに手に入ります。
－当初認識していた課題は、どの程度解決されていますか？
紙を前提とした業務運用は大きく改善され、「紙よりもいい」という現場からの評価を着実に積み重ねることができています。アプリが一か所に集まり、整理されていて使いやすい点や、事故時の対応など「やらなければならないこと」が分かりやすくなった点も評価されています。
業務改善を進める心理的な敷居が下がり、細かな改善を継続しやすくなったことも、大きな変化だと感じています。
－今後、アプリに追加したい機能はありますか？
業務単位では、入退室管理や在席状況の把握など、現場の状況を可視化する仕組みを検討しています。
連携面では、現在はMicrosoft 365の利用頻度が高いため、TeamsやSharePointとの連携を検討しています。情報共有をよりスムーズにし、業務全体の効率を高めていきたいと考えています。
